隨著國家司法改革的逐步深入，司法透明和公正受到廣泛的關注，涉案卷宗管理工作的規(guī)范化得到了各級司法機關的重視。做好卷宗的管理工作，完善案件卷宗歸檔管理，能夠促進司法機關規(guī)范化辦案，提高司法機關的執(zhí)法形象。

    經過系統(tǒng)的調研，我公司發(fā)現，目前司法機關卷宗管理工作存在的困難和問題如下：

    1.案卷規(guī)范管理文件多，廳局處隊的要求各有不同，基層單位執(zhí)行時缺乏具體流程引導；案卷規(guī)范管理落地抓手少，不能有效的引導、幫助工作人員及時完成規(guī)范整理，缺少技術輔助手段。

    2.案卷借用歸還登記混亂，常有工作人員因為案卷數量眾多忘記借還登記手續(xù)；案卷室管理人員不足，甚至歸檔工作也是承辦人自己到卷宗室完成。

    3.業(yè)務部門往往忙于處理案件,而無暇案卷的保管整理；案件辦結后不及時歸檔，歸檔案卷質量不合格等問題普遍存在。

    為解決卷宗分散式存放、辦案進度管控不全面、卷宗保管的安全性和規(guī)范性難于保障、辦案人員工作效能不便統(tǒng)計等弊端，我公司應用物聯網無線射頻技術、智能存儲技術、信息化技術和數據庫技術，推出了創(chuàng)興“卷宗管理系統(tǒng)”（簡稱“卷宗管理系統(tǒng)”），通過系統(tǒng)智能控制卷宗的存放與領取,實現對卷宗的安全保管和規(guī)范管理,也可對辦案人員的工作量等工作效能進行統(tǒng)計、匯總。

功能模塊

1.案件維護

    在案件維護模塊可以對案件進行添加、修改、刪除、查詢以及在案件下添加卷宗等操作。添加案件時，根據案件下的卷宗添加情況呈現不同的案件狀態(tài)，有已入庫、處理中、待入庫、應入庫四種狀態(tài)。有卷宗的案件為已入庫狀態(tài)；沒有卷宗的案件添加后7天內為處理中的狀態(tài)；沒有卷宗的案件添加后30天內為待入庫的狀態(tài)；沒有卷宗的案件添加后超過30天為應入庫的狀態(tài)，應入庫狀態(tài)可以更改為待入庫狀態(tài)，管理員可以根據案件狀態(tài)的提醒進行卷宗的添加。

2.卷宗管理

    在卷宗管理模塊可以對卷宗進行添加、修改、刪除、查詢以及調閱、歸還、卷宗處理等操作。添加卷宗時，可以給每個卷宗制作一個電子標簽，當卷宗出入卷宗室時，系統(tǒng)能自動識別電子標簽并記錄；對于未經授權的卷宗出入庫，系統(tǒng)能自動識別并聯動攝像頭進行報警抓拍，數據及抓拍照片上傳到服務器備查。

3.操作記錄查詢

    通過系統(tǒng)可輕松查閱卷宗所有的出入信息，包括出入時間，借閱人等，實現了卷宗流轉的可追溯化管理。

4.統(tǒng)計分析

系統(tǒng)可以對案件、卷宗及其存儲設備進行統(tǒng)計。根據案件的類型及狀態(tài)進行案件的統(tǒng)計；根據卷宗的種類、狀態(tài)和卷宗的操作進行卷宗的統(tǒng)計；對存儲設備的使用情況和使用率進行統(tǒng)計，統(tǒng)計時生成統(tǒng)計圖并能導出統(tǒng)計列表。

5.快速盤點

    系統(tǒng)自動生成統(tǒng)計報表，詳細記錄在庫卷宗數量及存儲位置、已出庫卷宗數量及相關信息，卷宗信息一目了然；通過專用手持式自動掃描盤庫設備，通過遠距離批量識別卷宗電子標簽，可輕松實現在庫卷宗的盤庫，節(jié)約人力物力，提高工作效率。

6.審批管理

    對于重要、秘密卷宗，系統(tǒng)可設置審批權限，未經審批許可的卷宗出入庫，系統(tǒng)會自動報警；審批負責人可通過卷宗網頁版對相關卷宗的出入庫進行無紙化遠程審批，提高效率。

7.卷宗管理三級聯網

   系統(tǒng)能夠實現省市縣三級聯網，上級部門可通過系統(tǒng)直接查看相關卷宗的保管情況，實現了信息化，規(guī)劃化，透明化的管理。

8.存儲設備智能化管理

系統(tǒng)與智能密集柜、智能柜等存儲設備實現聯動，可遠程查看柜內卷宗存儲狀態(tài)，并可實現遠程開關存儲設備、控制溫濕度設備等，提高了智能化水平。

9.系統(tǒng)管理

在系統(tǒng)管理模塊可以添加部門及用戶并設置用戶的權限；在系統(tǒng)參數管理設置審批、配置關聯的硬件參數。

10.首頁管理

系統(tǒng)首頁有各種提醒，如審批卷宗提醒、異常出入提醒、逾期未歸還提醒、超期卷宗提醒等。